Eventlogistik - Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Veranstaltungen bedürfen einer umfangreichen Planung, Steuerung, Durchführung und anschließender Kontrolle, um die richtigen Dinge zur einer richtigen Zeit in einer richtigen Menge und Qualität am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Dies alles definiert Logistik und beschreibt die verschiedenen Abschnitte zur Durchführung einer Veranstaltung jeglicher Größenordnung. 
Für Veranstaltungen in besonderen Größendimensionen werden die großen Herausforderungen durch Eventlogistiker gemeistert. Diese kümmern sich im Vorfeld um die Analyse der Machbarkeit sowie Konzeption der Veranstaltung, denn gerade bei Großveranstaltungen müssen die Besonderheiten der Veranstaltungsorte vorab untersucht werden. So muss in der Planungsphase durch den Eventlogistiker geklärt werden, welchen Raumbedarf die Veranstaltung hat und ob die Grundidee am vorgesehenen Ort umsetzbar ist. Anschließend muss die voraussichtliche Infrastruktur am Ort der geplanten Veranstaltung geprüft und ausgewertet werden, damit reibungslose Abläufe bei der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung der Veranstaltung gewährleistet werden können. 
Nach Abschluss dieser ausführlichen Analysen kann es unter Berücksichtigung der daraus gewonnenen Ergebnisse an die konkrete Planung des Events gehen. Dazu gehört neben der Konzeption auch der Entwurf einer Ausführungsplanung durch den Eventlogistiker, denn dieser ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf von Aufbau und Vorbereitung der Veranstaltung. Nach Fertigstellung der umfangreichen und im Vorfeld betriebenen Analysen und Planungen, welche mit größter Sorgfalt und Überlegung durchgeführt werden müssen, müssen die ausgearbeiteten Ablaufpläne in der Durchführungsphase umgesetzt werden. Das bedeutet, die in der Fachplanung logistisch durchdachten Anforderungen und Prozesse werden zur reibungsfreien Durchführung der Veranstaltung angewendet. Zu beachten ist, dass der logistische Aufwand für Messen oder Events und Sportveranstaltungen prinzipiell gleich groß ist, bei den Events und Veranstaltungen sind jedoch öfter die Besonderheiten der Veranstaltungsorte zu beachten und zu berücksichtigen.
Großveranstaltungen bedürfen eine perfekte Organisation. Aus diesem Grund bieten spezielle Eventlogistik-Firmen die Organisation dieser Events an und übernehmen von der ersten Planungsphase bis zur Nachbereitung und Kontrolle sämtliche anfallenden Punkte. Die besonderen Anforderungen an sportliche oder kulturelle Veranstaltungen werden durch die speziellen Fachkenntnisse und Erfahrungen dieser Dienstleister bedient. Besonderheiten wie die Anlieferung empfindlicher Ausrüstungsgegenstände oder der Transport teurer TV-Ausrüstung erfordert hohe logistische Kompetenzen. Man kann dabei auf Agenturen, die sich auf die Durchführung dieser Events konzentrieren oder auch auf internationale Logistikunternehmen zurückgreifen, welche bei Großveranstaltungen insbesondere Transportdienstleistungen übernehmen. In diesem Dienstleistungssektor sind außerdem auch Unternehmen angesiedelt, die Ausstattungsgegenstände für Großveranstaltungen vermieten und durch firmeneigene Fuhrparks und große Lagerräume auch die besonderen Erfordernisse der Veranstalter bedienen können. Durch die Inanspruchnahme von speziellen Dienstleistern können die Veranstalter somit neben der äußerst anspruchsvollen Vorbereitung auch die komplette Durchführung von Events aus einer Hand umsetzen lassen.